■導入までが一つの大きな壁でした
――― 現在、品川区少年サッカー連盟さまではプリメールをご利用いただいていますが、導入のきっかけは何だったのでしょうか？
 有田さん 私が連盟の理事としてお手伝いし始めた当初、連盟から各チーム、メンバーへの連絡は、電話、携帯メール、パソコンメールを使用していました。ご存じの通り、電話連絡は相手が在宅していない場合も多く、またパソコンは全員が持っている訳ではない、中でも有効な連絡方法である携帯メールでも先方がきちんと見てくれたどうか確認できないため、各種連絡に大変手間取っていました。相手の意志を確認する必要がある伝達事項も多いのですが、全員から返事が来たかどうか確認し、回答の内容を整理する作業も本当に大変でした。
そんな時、理事会でプリメール導入を検討することになり、私が担当となりましたが、プリメールのホームページを見ても「何だか面倒そう」と二の足を踏んでいました。実際に使用してみると、本当に便利で面倒なことはほとんどないのですが、導入前は「手間はかかるけど今のままでもいいかも」と思っていたのも事実です。私たちの場合、担当者が丁寧に指導してくださるとのことだったので思い切って一歩を踏み出しました。
■説明書のいらない簡単さ〜案ずるより導入して
――― 「何か難しそう」と言われることも多いのですが、導入し管理することは難しくありません。実際には、送信の流れを理解してもらうための説明書とグループに登録してもらうためのＱＲコードさえあれば、誰でも簡単に使えるシステムなんです。
有田さん 本当にその通りですね。私のチームでは保護者の集会で、みんなで一斉に携帯電話を片手に登録作業をしました。携帯電話のメール設定で、登録ができないこともあるので、担当者に教わった通り、一緒に携帯電話のメール設定を変えましたよ。登録してしまえば、あとは送信者にも受け取る方にも便利なことばかりです。他のチームの代表者にも「とっても便利！」と喜ばれています。チームによっては使っていないところもあるのですが、やはり「今のやり方で十分」「変える必要もないし、面倒」という気持ちが壁になっているのかなと思います。使ってみればいいことばかりなんですけどね。
■会議や試合への参加確認もこんなに便利に
――― 導入前と比べて、何が一番便利になりましたか？
有田さん 連絡しなければいけない相手に一斉にメールを送信でき、相手が開封したかどうか、またどんな回答をしたかが、管理者である私に一目瞭然にわかることですね。例えば、各チームの代表者に会議の案内を出す場合、「参加する・参加しない」という選択肢を含んだメールを作成し送信します。メールをみた相手が、どちらかにチェックして返信してもらえれば、私は会議の出欠が一覧となって確認できます。また、メールの未開封・未回答の人もわかるので、その人へ電話連絡をしてその場で出欠を確認することができますね。
私のように様々なお知らせを同時に出している場合、そのメールがどのお知らせの返信であるのか、わからなくなってしまうこともあったのですが、プリメールを使えば、案件ごとに整理されていますので、管理者としては本当に助かります。会議を招集したり、参加の有無を確認する機会の多い役目を担う方には、是非使ってほしいですね。
■メール送受信にお金がかかる？
――― 導入に際して、「メール送受信にいくらかかるの？」という質問はありませんでしたか？
有田さん うちではなかったですね。私は管理者ですので定額料金のプランにしていますが、中には送受信の費用を気にされる方もいるかもしれません。
――― これはある幼稚園での例なのですが、５０人くらいの園児の保護者全員に、ある連絡事項を連絡網でまわしてもらった場合、全件でほぼ５千円の電話料金がかかったそうです。身に覚えのある方もいらっしゃるかもしれませんが、知り合いに電話をすると用件だけでは終わりませんよね。また、伝達する情報も少々ぶれてきたり、留守の場合だと電話をかけ直しをする必要もあったり…。プリメールを使えば、全員一斉に同じ情報を伝達できるだけでなく、費用の面でも一受信２円未満（画像を添付しない場合）ですから、電話連絡に比べて費用がかかるということはありません。
■プリメールを使って新しいことにも挑戦します！
――― 有田さんは、画像を添付して送っていますか？
有田さん いえ、一度もないですね。でもそのような機能があるのは知っているので、使ってみたいとは思っています。
――― これはある野球部での利用例なのですが、試合の応援に来られない父母に向け、活躍中の選手の姿と途中経過を送り、大変喜ばれたそうです。
有田さん それいいですね！サッカーでももちろん喜ばれそうです。プリメールを導入してから、まめにいろんな情報を発信できるようになり、チーム全体、連盟全体のことが多くの保護者、チームの代表者にわかっていただけるようになりました。今度は「前半終わって○対○で折り返しました！」というようなメールも出してみたいですね。
――― また新しく始めたいことなどもありますか？
有田さん 今までは、連盟からの連絡はチームの代表者まで。そこから先は、代表者から各保護者に伝達してもらう、という形を取っていたのですが、実際には伝達できていないこともありました。例えば試合での応援マナーの問題、緊急性のある伝達事項など、連盟から直接保護者に連絡できるように再整備したいですね。
４月には新一年生を迎えます。しばらくは大変忙しい毎日になりますが、プリメールを上手に使いながら、皆さんに喜んでもらえるような事務局にしていきたいと思います！
■一人の母として・学校連絡網にも導入してほしい
 有田さん 連絡網の問題は、一人の母としていつも「プリメールにすればいいのに」と思っています。お子さんをお持ちのお母さんなら一度は経験したことがあると思うのですが、学校の緊急連絡網は、決して「緊急」ではないんですよね。お友だちのお母さん同士の情報の方がうんと早かったりすることが多くあります。わが子の小学校でも先日、不審者が出たことによる注意喚起の連絡網が回ってきました。こんな時代ですから、この種の緊急連絡は少なくありません。ですが、今の学校連絡網では、留守のご家庭を飛ばしていくと結局誰にも連絡できなかったり、先生から役員の方に連絡をしようにも役員にさえ連絡がつかなかったり、結局「知らなかった」という家庭があってもおかしくない状況です。
これでは「緊急連絡網」として機能していませんよね。多くの連絡が携帯メールやパソコンで行われる時代、そして、子どもの安全が脅かされる現代で、機能していない古いやり方が続いていることに疑問も感じます。私は実際に管理者として使用する中で、プリメールの便利さがわかっているので、純粋に「学校こそ使うべきなのにな」と思いますね。導入には色々なハードルがあるのだとは思いますが…。
――― 徐々にですが様々な所で、プリメールの緊急連絡網を使っていただけるようになりました。「子どもの安全を第一に！」という意識で、多くの学校に使っていただければと、私たちも働きかけています。このようなお母さんたちの生の意見を伺うと、更に広めていかなければと思いますね。
（了） |
兒玉園長 うちは小さな幼稚園なので、まわしていく「時間」に関してはそれほど困ったことはありません。しかしながら、連絡網の電話番号は固定電話であるため、どうしてもお留守の場合もあり、そのお宅を飛ばして次へ、という事が多く起こります。不在のご家庭への連絡は、お母さん方の負担になるばかりでなく、「あとで」と思っても忙しさの中で忘れてしまうこともあり得ますね。このような「重要な連絡事項が伝達されていない」という事態は、「連絡網」として最も避けなければいけないことです。また、以前の連絡網では、情報を伝えていく過程で、最後の方では間違った内容になってしまうこともあり、正確な情報を伝える、という点でも不安がありました。